Mejorar la productividad es uno de los aspectos más importantes en cualquier desarrollo de un proyecto, sea del tipo que sea. Si en algo coinciden los estudiantes o los profesionales de una empresa, es en la necesidad de medir el tiempo correctamente para cumplir los plazos de entrega además de ser capaces de coordinar equipos.

Te presentamos las mejores herramientas gratis para gestionar la productividad individual o de un equipo. Todas estas herramientas pueden ser utilizadas sin pagar, pero especificaremos cuando estemos delante de la versión gratis y si hay diferencias con la versión de pago.

Descubre las mejores herramientas de productividad gratis

¿Empezamos?

Ofimática gratis: Google Drive y Microsoft Office Online

Las suites de informática han pasado de los ordenadores a la nube y la competencia cada vez es mayor. Google Drive y su suite de Documentos, Spreadsheets, Presentations y Gmail es la más popular entre pequeñas empresas, autónomos y estudiantes por diferentes motivos:

  • Es totalmente gratis sin limitaciones
  • Ofrece 15 Gb de almacenamiento en la nube gratis, también para fotos
  • Todas las herramientas son totalmente colaborativas en tiempo real
  • Accesible desde cualquier ordenador con conexión a internet

Uno de los inconvenientes del Drive de Google que también se reproduce en la solución de pago para empresas G Suite es la excesiva sencillez. Google Docs, por ejemplo, no incluye corrector ortográfico y debemos instalar un plugin. Esto ha llevado a muchos usuarios a la solución gratuita de Microsoft: Office Online.

Microsoft Office Online es la suite completa de Office gratis y con las siguientes ventajas:

  • Es la suite de Office completamente compatible
  • Colaborativa en tiempo real
  • Accesible desde cualquier ordenador
  • Incluye casi las mismas opciones que la versión de pago

Su principal limitación son los 5 Gb de almacenamiento básico, pero si optamos por la solución de pago Microsoft 365 o Microsoft Personal obtendremos los programas de la suite Office. En todo caso, ambas herramientas son excelentes armas para mejorar tu productividad.

Comunícate: Skype y Hangouts

La competición entre Google y Microsoft también está en las herramientas de comunicación para equipos. Skype fue adquirida por Microsoft y Hangouts, que quería ser su competencia, se ha quedado en un excelente programa utilizable desde cualquier navegador para comunicar equipos.

Skype mantiene la opción gratis para hablar entre usuarios con la opción de comprar crédito para realizar llamadas de teléfono reales o, en algunos países, tener un número fijo propio.

Trello y el sistema canvas al alcance de todos

Trello es un gran gestor de proyectos individuales o en equipo que lleva el model canvas a un nivel en que el usuario puede crear sus flujos de trabajo como quiera. El sistema de Trello casi no requiere presentación en ser uno de los más populares: diferentes columnas a los que podemos asignar nombres y funciones concretas y crear tarjetas con las tareas a realizar. Así, cada tarjeta puede representar una o un conjunto de tareas.

Trello es gratuito, ofrece también opciones de pago para empresas pequeñas y grandes corporaciones. Un must para todos aquellos que gestionan su productividad de manera eficaz.

Gestiona las Newsletter

Hablar de Newsletters o listas de distribución es hablar de Mailchimp: es la reina de este tipo de sistemas de gestión de bases de clientes y su opción gratis es inmensamente popular. Pero hay vida después de Mailchimp y gran parte de ella está en Europa.

Mailjet, por ejemplo, tiene oficinas en todo el mundo y su interfaz está disponible en castellano. La mala noticia es que la opción gratuita está algo limitada, lo que le resta atractivo.

La alemana Newsletter2Go está disponible en 6 idiomas, entre ellos el español, y tiene panes de pago más económicos que los de Mailchimp. Demás tiene un plan gratis muy generoso, que nos permite enviar hasta 12000 mails al mes.

 Por último, SendInBlue es más barato que Mailchimp y sus automatizaciones son mejores. Tiene sus servidores en Francia y es mucho más intuitivo, ofreciendo incluso buenos informes.

No te olvides de nada y gestiona tus listas de tareas

Desde “Remember the Milk”, son muchas las aplicaciones que han copiado el sistema de trabajo de este pionero. En cuanto a gestiones de listas de tareas hay muchas opciones gratis que puedes tener en consideración.

  • Any.Do es una de nuestras favoritas por combinar listas de tareas con una práctica agenda que se integra perfectamente con Google Calendar o Outlook. Permite hacer listas, establecer repeticiones y ordenar las tareas por colores. Eso sí, la versión gratuita está limitada y sólo con la versión de pago tenemos acceso a las opciones premium.
  • Todoist es otro gestor muy popular y que tiene una versión gratis muy interesante, eso sí: tremendamente limitada. La versión premium para profesionales es muy económica, pero que da acceso a opciones que otros gestores hacen gratuitamente.
  • Google Task: uno de los últimos lanzamientos de Google en forma de gestor de tareas relativamente sencillo e integrado con Google Calendar.
  • Microsoft To Do: enfocada como una extensión gratuita de office, To Do es un gestor de tareas simple y minimalista, sin complicaciones y conectado a Outlook.

Toma notas con OneNote

OneNote de Microsoft fue un pequeño soplo de aire fresco que deberías considerar de utilizar desde ahora mismo. Mientras que Evernote fue el pionero en este tipo de gestores de notas manuscritas sobre una pantalla táctico o como texto, su declive llegó con los planes de pago y las limitaciones del servicio en su versión gratis. OneNote está disponible en dos versiones: la original de 2017 y la actualización optimizada para pantallas táctiles de Surface o iPad.